Cara Sederhana Menciptakan Sop Korespondensi Bisnis (Surat Bisnis)

Daftar isi

• 01. Cara Membuat SOP Korespondensi Bisnis
  • Dan berikut langkah-langkah menciptakan SOP korespondensi bisnis, bab per bagian:
  • Jenis, arahan dan Administrasi Penomoran Surat /Memorandum
• 02. Kesimpulan

Korespondensi bisnis yaitu bab penting perusahaan.

Penting ketika mengelola bisnis yang sedang berjalan dan menjajaki peluang bisnis baru.

Oleh alasannya yaitu itu perusahaan perlu menciptakan mekanisme standar untuk mengelolanya

Dan berikut ini saya tunjukkan bagaimana teladan standar operasional prosedur korespondensi bisnis beserta cara membuatnya, step-by-step….

 

01. Cara Membuat SOP Korespondensi Bisnis

Apa pengertian SOP Korespondensi Bisnis?

SOP Korespondensi bisnis yaitu prosedur-prosedur yang dibentuk oleh perusahaan untuk mengelola acara korespondensi bisnis, contohnya menciptakan surat bisnis.

Langkah-langkah menciptakan standar operasional mekanisme (SOP) pengelolaan surat bisnis yaitu menentukan format yang akan digunakan.

Setelah menentukan format SOP selanjutnya menguraikan dan memberi klarifikasi untuk tiap bab dalam format tersebut.

Dan berikut langkah-langkah menciptakan SOP korespondensi bisnis, bab per bagian:

A. Tujuan

Standarisasi pembuatan dan penggunaan surat yang mencerminkan identitas perusahaan serta mendorong tercapainya tujuan perusahaan.

B. Ruang Lingkup

Kebijakan administrasi dalam sistem surat menyurat mencakup:

1. Pembuatan surat dan memorandum.


2. Bentuk surat dan memorandum.


3. Jenis dan arahan surat.


4. Kewenangan penandatanganan.


5. ldentifikasi arahan surat.


6. Penomoran dan inisial pembuatan surat.


7. Pengarsipan surat.


8. Alur surat dan memorandum (ditekankan dipergunakan oleh cabang perusahaan).

C. Definisi

1. Surat merupakan sarana komunikasi tertulis untuk memberikan informasi, pemyataan, atau pesan kepada pihak Iain yang terkait kegiatan dengan bentuk tertentu dengan impian infomasi sanggup hingga kepada pihak yang dituju.


2. Memorandum yaitu surat tanpa “kop” yang dipakai di Iingkungan intemal perusahaan baik di kantor sentra maupun di kantor cabang.


3. Surat ber”kop“ yaitu surat yang memakai kertas berlogo dengan identitas perusahaan.


4. Surat biasa yaitu surat yang isinya bersifat umum dan bukan diam-diam sehingga sanggup diketahui oleh orang lain selain yang dituju , dan memakai kop surat.


5. Lembar pertama memakai kertas benogo dengan identitas perusahaan, lembar berikutnya memakai kertas berogo tanpa identitas perusahaan.


6. Surat diam-diam yaitu surat yang isinya hanya untuk kalangan terbatas sesuai dengan maksud dan tujuannya.

D. Referensi

ISO 9001 Quality Management System.

E. Deskripsi Prosedur

Deskripsi mekanisme 01:

Surat keluar Kantor Pusat kepada pihak eksternal (pihak Ill) di tandatangani oleh Direksi, kecuali yang didelegasi oleh Direksi kepada General Manager! Manager, dengan surat kuasa.

Deskripsi mekanisme 02:

Surat keluar Kantor Pusat ke cabang / Unit Usaha yang berupa kebijakan perusahaan ditandatangi oleh Direksi.

Deskripsi mekanisme 03:

Surat keluar Kantor Pusat ke Cabang / Unit Usaha yang bersifat rutin di tandatangani oleh General Manager Manager terkait sesuai kewenangannya.

Deskripsi mekanisme 04:

Surat keluar cabang atau Unit Usaha diatur sebagai berikut :

• Surat keluar cabang atau unit perjuangan kepada Direksi atau pihak eksternal (pihak Ill) yang terkait oprasional cabang atau Unit Usaha ditandatangani oleh kepala Cabang atau pimpinan tertinggi.


• Dalam hal kepala Cabang /pimpinan tertinggi berhalangan maka surat keluar sanggup ditandatangani oleh pejabat yang menerima pelimpahan kiprah secara tertulis, dengan mengatasnamakan Kepala Cabang / pimpinan tertinggi.


• Surat keluar cabang /unit perjuangan kepada Kantor Pusat yang berkaitan dengan kebijakan atau persetujuan disampaikan kepada Direksi, sedangkan yang bersifat rutin disampaikan kepada General Manager terkait.


• Surat-surat yang berkaitan dengan ketentuan aturan antara lain :
  
  
  
  • Surat Perjanjian, Surat Pemyataan,
  
  
  • Surat kuasa,
  
  
  • Surat keputusan dan lain-lain dibentuk dan diterbitkan oleh Bagian Yuridis serta ditandatangani oleh Direksi.
  
  
  
  


• Memorandum hanya sanggup dipergunakan secara intemal di lingkungan perusahaan baik Kantor Pusat maupun kantor cabang atau Unit Usaha.


• Memorandum tidak sanggup dipakai untuk surat-menyurat antar Cabang / Unit Usaha termasuk kantor Pusat ke cabang / Unit Usaha.


• Memorandum ditandatangani oleh pejabat berwenang, dalam hal berhalangan sanggup di tandatangani oleh pejabat yang menerima pelimpahan kiprah secara tertulis, dengan mengatasnamakan pejabat yang berwenang.

Deskripsi mekanisme 05:

Pengaturan stempel surat sebagai berikut :

• Kantor Pusat  : Stempel Perusahaan hanya ada dan tersimpan di Sekretaris Direksi dan masing masing sekretaris General Manager /Bagian.


• Kantor Cabang /Unit Usaha : Stempel perusahaan di cabang / Unit Usaha dikelola oleh dan menjadi tanggung jawab Kepala Cabang / Kepala Unit Usaha.


• Standarisasi stempel dilakukan oleh kantor pusat, sedangkan pengadaannya sanggup dilakukan oleh Cabang / Unit Usaha.

Deskripsi mekanisme 06:

Ketentuan bentuk Surat atau Memorandum:

Bentuk Surat dan Memorandum

• Tata letak surat / Memorandum yaitu bentuk lurus berlekuk (indented style)


• Standarisasi jenis abjad (font) yaitu Arial ukuran (size) 11 (sebelas)


• Jarak Spasi (space line) 1 (satu)


• Ukuran kertas yang dipakai A4


• Ukuran batas / margin :


• Surat :
  
  
  
  • Batas / margin ganjal : 3.5 Cm (menyesuaikan kop surat)
  
  
  • Batas / margin bawah :2.5 Cm
  
  
  • Batas / margin kanan 12.5 Cm
  
  
  • Batas / margin kiri : 2.5 Cm
  
  
  
  


• Memorandum :
  
  
  
  • Batas / margin atas 1 3.0 Cm
  
  
  • Batas / margin bawah : 2.5 Cm
  
  
  • Batas / margin kanan : 2.5 Cm
  
  
  • Batas / margin kiri : 2_5 Cm
  
  
  
  

Standarisasi kop surat dan amplop akan di lakukan di Kantor Pusat, sedangkan pengadaanya sanggup di lakukan oleh cabang /Unit Usaha.

Sifat Surat:

Surat Biasa

• lsinya bersifat umum (bukan rahasia) dan sanggup diketahui oleh orang lain seiain yang dituju.


• Menggunakan kertas kop surat wama putih.

Surat Rahasia (Confidential)

• Isinya bersifat diam-diam dan hanya beredar dikalangan komisaris, Direksi, General Manager, Manager dan kepaia cabang / unit usaha.


• Kata-kata “kepada Yth” . cukup ditulis “kepada “ saja.


• Tidak perlu menggukan Kata-kata “Dengan hormat”.


• Pada bab epilog surat tidak periu dituliskan:


• “Hormat kami”, namun pada Kolom tersebut diganti dengan penulisan “ daerah dan tanggal surat”.

Jenis, arahan dan Administrasi Penomoran Surat /Memorandum

Masing-masing jenis surat tersebut di atas memiliki nomor urut tersendiri dan pada awal tahun nomor surat (penomoran) kembali dari awal.

Masing-masing jenis surat tersebut diatas penomorannya urut berkelanjutan (tidak dibedakan jenis suratnnya)

Dan pada awai tahun nomor surat (penomorannya) kembali dari awal.

ldentifikasi Kode Surat:

Penomoran dan lnisial Pembuat Sural / Memorandum:

• Penomoran surat mengacu pada identifikasi dan Kode jenis surat, ditetapkan dengan susunan sebagai berikut:
  
  
  
  • No : Nomor Surat / Kode jenis surat / Identifikasi Kode surat / Bulan Pemb. / Tahun Pembuatan
  
  
  • Contoh :
    
    
    
    • Nomor : 127/S.Pmb/MK_02/VI/17
    
    
    • Nomor: 123/Memo/MK.02.2/VI/17
    
    
    
    
  
  
  
  


• Khusus untuk surat susunan paling belakang diberi arahan C (Confidential)


• Contoh : Nomor: 127/Mk.01.1/IV/17/C


• Guna mengelahui konseptor, pengetik, Ietak file di komputer, maka pada halaman simpulan pojok kiri bawah surat dengan Size Font, dicantum footnote sebagai berikut :


• Inisial Pembuat / Kode inisial / Nama InisiaI

Arsip Surat:

• Surat di buat minimal rangkap 2 orisinil atau sesuai kebutuhan.


• Lembar orisinil terakhir disimpan sebagai arsip diparaf oleh pejabat yang terkait

Lay Out Surat dan Memorandum:

Secara garis besar layout surat dan memorandum sebagai berikut :

Layout Surat Resmi:

Layout Khusus Surat Direksi Ke Cabang /Unit Usaha:

Layout Memorandum:

Alur Surat Cabang / Unit Ke Kantor Pusat:

• Surat Persetujuan

 

02. Kesimpulan

Demikian yang sanggup saya sampaikan mengenai teladan SOP Korespondensi Bisnis (Surat Bisnis) beserta langkah-langkah untuk membuatnya.

Pembahasan dimulai dari tujuan, ruang lingkup, refernsi, ketentuan-ketentuan teknis, jenis surat bisnis, teladan SOP Surat Bisnis dan cara menciptakan Standar Operasional Prosedur administrasi korespondensi BISNIS.

Jika Anda ingin meilhat teladan dan cara menciptakan banyak sekali SOP, pribadi saja meluncur ke:  Accounting Tool & SOP

Semoga bermanfaat dan terima kasih

***

Sumber https://manajemenkeuangan.net

Share this post