10 Cara Cerdas Menurunkan Biaya Operasional Perusahaan

Apakah perusahaan Anda sedang mengalami pembengkakan pengeluaran bahkan hingga kerugian? Coba periksa laporan pengeluaran perusahaan dengan teliti.

Banyak faktor yang menciptakan pengeluaran perusahaan membengkak, menyerupai biaya produksi, operasional, distribusi atau biaya pemasaran.

Biaya operasional yang tinggi tapi tidak diimbangi dengan pemasukan yang besar misalnya, akan berdampak pada kerugian.

Perlu sebuah kebijakan yang masuk nalar untuk menekan pengeluaran perusahaan. Sebuah perusahaan tidak akan memotong honor karyawan lantaran alasan merugi.

Lantas, upaya apa yang sanggup dilakukan oleh CEO, direktur, atau manajer untuk menekan kerugian perusahaan?

Salah satu upaya yang sanggup dilakukan yaitu menurunkan biaya operasional.

Jika Anda masih galau bagaimana cara menurunkan biaya operasional (reduce cost) perusahaan Anda, berikut 10 cara cerdas yang layak Anda coba.

1. Mengurangi jumlah rapat di hotel-hotel berbintang

Setiap perusahaan sering kali mengadakan rapat untuk membahas sebuah permasalahan atau info perusahaan.

Memang perlu sebuah tempat yang nyaman supaya setiap anggota rapat bisa fokus dan terinspirasi untuk menghasilkan solusi yang pas atau seni administrasi yang jitu.

Untuk itu, banyak perusahaan yang memesan ruangan rapat di hotel-hotel berbintang dengan pertimbangan menunjukkan kenyamanan bagi anggota rapat.

Ternyata hal ini malah berdampak pada peningkatan pengeluaran perusahaan yang jauh lebih besar.

Periksalah baik-baik apakah keputusan-keputusan yang diambil sehabis mengadakan rapat di hotel berbintang besar lengan berkuasa besar terhadap kemajuan perusahaan?

Jika tidak, Anda wajib mengurangi jumlah rapat di hotel-hotel berbintang.

Daripada menyewa ruangan rapat di hotel berbintang dengan biaya tinggi, lebih baik Anda manfaatkan ruangan di perusahaan Anda.

Dengan melihat tujuan rapat dan jumlah anggota rapat, pilih ruangan dengan kemudahan memadai di kantor Anda dan atur sebagai ruangan rapat.

2. Membuat kebijakan memakai pesawat kelas ekonomi

Cara cerdas kedua yang sanggup dilakukan untuk menurunkan biaya operasional perusahaan yaitu menetapkan kebijakan memakai pesawat kelas ekonomi.

Saat ada karyawan yang harus kiprah dinas ke luar kota atau ada keperluan bertemu klien di luar daerah, gunakan pesawat kelas ekonomi.

Menggunakan pesawat kelas ekonomi atau kelas lainnya sesungguhnya bukan duduk kasus lantaran sama-sama mengantarkan hingga di tempat tujuan.

Nah, jikalau memang memakai pesawat kelas ekonomi menciptakan perusahaan Anda lebih menghemat pengeluaran, tentu kebijakan ini menjadi pilihan yang pas.

Untuk lebih menghemat, Anda sanggup memesan tiket pesawat sebelumnya via online, melalui jasa traveloka, booking.com, tiket.com, nusatrip.com, wego.co.id atau website lainnya.

Bandingkan harga tiket pesawat dan pilih yang termurah dan berkualitas.

Buatlah hukum yang terperinci untuk kebijakan ini, untuk siapa, kapan dan apa tujuan penerapan kebijakan serta sosialisasikan kepada semua karyawan sehingga mereka memaklumi dan mendapatkan keputusan tersebut dengan baik.

3. Memanfaatkan kertas bekas untuk mencetak draf dokumen

Biaya operasional perusahaan yang mengalami pembengkakan yaitu penggunaan kertas untuk mencetak dokumen perusahaan atau surat-surat lainnya.

Nah, kebanyakan kertas terbuang lantaran yang dicetak bukanlah hasil keputusan, tapi masih dalam bentuk draf yang perlu ditelaah lebih lanjut.

Seluruh karyawan perlu menyadari bahwa pengeluaran yang tinggi disebabkan oleh penggunaan kertas yang kurang efisien.

Mintalah mereka memanfaatkan kertas bekas untuk mencetak draf dokumen yang masih perlu didiskusikan.

Gerakan paperless juga sanggup direalisasikan dengan memanfaatkan teknologi yang ada.

Berikan draf dokumen dalam bentuk soft-file kepada karyawan sehingga mereka tidak perlu mencetaknya.

4. Mengurangi jumlah konsultan atau kontraktor

Jika Anda mempunyai beberapa konsultan atau kontraktor yang merupakan outsource, Anda perlu mengkaji ulang kiprah mereka untuk kemajuan perusahaan Anda.

Seberapa pentingkah kiprah mereka dan seberapa besar efek yang diakibatkan apabila jumlah mereka dikurangi atau bahkan ditiadakan?

Diskusikan dengan karyawan yang kompeten. Ingat, setiap keputusan niscaya memberi Anda resiko, kini tergatung bagaimana Anda mengolah resiko tersebut supaya tidak mengakibatkan efek negatif yang besar.

Lantas siapa yang sanggup menggantikan pekerjaan karyawan outsource tersebut? Karyawan Anda.

Atur beban kerja karyawan Anda dan berikan tanggung jawab kepada karyawan yang berkompeten tetapi beban kerjanya masih kurang.

Jika Anda bisa melaksanakan pendekatan yang sesuai, karyawan Anda akan merasa besar hati lantaran dipercaya mengemban tanggung jawab yang lebih.

5. Mengatur waktu cuti karyawan untuk menurunkan biaya kerja lembur

Karyawan yang cuti dan meninggalkan pekerjaan yang seharusnya ia selesaikan sanggup berdampak pada peningkatan kerja lembur.

Untuk itu, Anda wajib mengatur waktu cuti karyawan dan memastikan ia menuntaskan pekerjaan sebelum mengambil cuti sehingga tidak ada biaya untuk kerja lembur yang akan dikeluarkan oleh perusahaan.

Selain itu, mengatur waktu cuti karyawan dilakukan guna mengatur sehingga jumlah karyawan yang masuk masih dalam batas wajar.

Jangan hingga banyak karyawan yang mengambil cuti di satu hari sehingga hanya satu atau dua karyawan yang bekerja. Hal ini juga berdampak pada produktivitas perusahaan Anda.

6. Memperketat penggunaan listrik dan air sehari-hari

Biaya operasional lain yang sanggup dihemat yaitu listrik dan air. Periksa biaya listrik dan air yang biasa Anda keluarkan dalam beberapa bulan terakhir.

Jika Anda peningkatan yang signifikan, Anda perlu terjun eksklusif melihat penggunaan listrik dan air oleh seluruh karyawan.

Kemungkinan ada peralatan yang tidak dipakai namun tetap dalam kondisi on sehingga listrik terus mengalir, menyerupai AC, kipas angin, komputer, printer, dispenser, charger HP, dan peralatan elektronik lainnya.

Untuk penggunaan air, periksalah keran, pipa atau saluran air di perusahaan Anda. Apabila ada yang bocor, segera ganti supaya air tidak terbuang.

Dalam hal ini diharapkan kesadaran seluruh karyawan untuk menghemat listrik dan air sehingga gerakan ini dilakukan oleh semua orang di perusahaan Anda.

7. Mencari barang alternatif untuk mengganti barang mahal

Pengadaan barang di sebuah perusahaan berdampak pada biaya pengeluaran yang tinggi. Apalagi jikalau barang yang dibeli yaitu barang-barang impor.

Untuk menurunkan biaya pengeluaran, carilah barang lokal yang mempunyai fungsi sama tapi lebih murah daripada produk impor.

Misalnya untuk pembelian kursi, meja dan furniture lainnya, Anda sanggup memesan di pengrajin lokal namun pergunakan materi yang berkualitas sehingga menjadi lebih murah.

Selain itu, jikalau Anda membeli barang elektronik menyerupai komputer, sebaiknya Anda mencari informasi wacana jenis-jenis komputer dan harganya.

Belilah komputer sesuai dengan kebutuhan dan budget perusahaan Anda. Akan mubazir jikalau Anda membeli komputer dengan spesifikasi tinggi namun keperluannya hanya untuk mengetik dokumen atau surat.

8. Membatasi penggunaan internet yang tidak perlu

Selain listrik dan air, biaya operasional lain yang sanggup dihemat yaitu penggunaan internet.

Anda perlu mengevaluasi lebih lanjut apakah semua karyawan memerlukan saluran internet dan berapa besar kecepatan/kuota internet yang diperlukan.

Jika memang tidak semua karyawan memakai internet, Anda pelu membatasi penggunaan internet. Berilah saluran internet perusahaan kepada karyawan tertentu yang membutuhkan.

Selain itu, mengganti paket berlangganan dengan kecepatan/kuota yang lebih kecil sanggup menurunkan biaya operasional. Namun, Anda harus tetap memperhatikan kebutuhan karyawan terhadap penggunaan internet.

Jangan hingga kebijakan membatasi internet malah membunuh produktivitas karyawan Anda.

9. Menghilangkan training yang tidak berguna

Mengadakan training untuk karyawan memang salah satu upaya memelihara aset perusahaan yaitu karyawan untuk meningkatkan profesionalitas dan kinerja karyawan.

Namun, jikalau training karyawan malah menciptakan biaya pengeluaran perusahaan membengkak, Anda harus segera mengambil kebijakan supaya perusahaan tidak merugi.

Carilah cara-cara meningkatkan kinerja karyawan tanpa pelatihan. Apabila training itu harus diadakan, Anda sanggup melaksanakan training secara internal yang berkualitas.

Pelatihan yang dilakukan dengan mengundang pakar ternama tidak bisa menjamin seratus persen karyawan Anda akan berkinerja dengan baik.

Memberi peluang kepada karyawan Anda yang kompeten untuk memberi training sanggup meningkatkan motivasi karyawan untuk tetap berguru dan bertumbuh.

10. Mengevaluasi penggunaan kendaraan perusahaan

Jika perusahaan Anda mempunyai kendaraan dinas yang dipakai untuk menunjang distribusi produk atau acara operasional lainnya, Anda perlu mengevaluasi penggunaan kendaraan tersebut.

Untuk sanggup mengevaluasi dengan data yang akurat, Anda perlu meminta karyawan untuk mencatat penggunaan kendaraan perusahaan secara rinci seperti:

• siapa yang menggunakan
• untuk keperluan apa
• kapan digunakan
• tempat tujuan

Semakin sering digunakan, tentu semakin besar biaya materi bakar yang dihabiskan dan semakin sering biaya service dan pergantian spare part diharapkan supaya kendaraan perusahaan tidak rusak.

Nah, untuk meminimalkan biaya operasional terkait kendaraan, Anda perlu mengevaluasi catatan penggunaan kendaraan perusahaan.

Penutup

Menurunkan biaya operasional tidak sanggup dilakukan oleh CEO, manajer atau pemilik perusahaan saja. Perlu adanya kesadaran dan kolaborasi dari seluruh karyawan yang terlibat dalam acara operasional tersebut.

Apabila Anda telah menetapkan kebijakan-kebijakan untuk menurunkan biaya operasional, kiprah selanjutnya yaitu menciptakan karyawan menyadari pentingnya melaksanakan penghematan dan mencicipi manfaat dari penurunan biaya operasional.

Sumber https://www.duniakaryawan.com

Share this post