Definisi Data, Informasi, Manajemen, Dan Sistem

Definisi Data, Informasi, Manajemen, dan Sistem

1. Data

Data yakni sesuatu yang belum mempunyai arti bagi penerimanya dan masih memerlukan adanya suatu pengolahan. Data bisa berwuj suatu keadaan, gambar, suara, huruf, angka, matematika, bahasa ataupun simbol-simbol lainnya yang bisa kita gunakan sebagai materi untuk melihat lingkungan, obyek, kejadian ataupun suatu konsep. Data bisa juga berupa materi diskusi, pengambilan keputusan, perhitungan, atau pengukuran. Saat ini data tidak harus dalam bentuk kumpulan huruf, dalam bentuk kata atau kalimat, akan tetapi bisa juga dalam bentuk suara, gambar membisu atau bergerak, baik dalam bentuk 2 (dua) atau 3 (tiga) dimensi. Bahkan kini mulai banyak berkembang data virtual atau maya yang merupakan hasil dari rekayasa komputer.

Dalam suatu perusahaan, data bisa merupakan jumlah jam kerja bagi setiap karyawan atau pekerja di perusahaan tersebut, jumlah penjualan dan lain-lain. Ketika data ini di proses, maka data tersebut akan di ubah menjadi informasi.

2. Informasi

Informasi yakni hasil dari pengolahan data, akan tetapi tidak semua hasil dari pengolahan tersebut bisa menjadi informasi, hasil pengolahan data yang tidak memperlihatkan makna atau arti serta tidak bermanfaat bagi seseorang bukanlah merupakan informasi bagi orang tersebut. Hal-hal penting mengenai informasi yakni informasi merupakan hasil dari pengolahan data dan memperlihatkan makna atau arti serta berkhasiat atau bermanfaat dalam meningkatkan kepastian.

Sedangkan berdasarkan Mc Leod informasi yang berkualitas harus mempunyai ciri-ciri sebagai berikut :

> Akurat, artinya informasi harus mencerminkan keadaan yang sebenarnya. Pengujian terhadap hal ini biasanya dilakukan melalui pengujian yang dilakukan oleh 2 (dua) orang atau lebih yang berbeda dan apabila hasil pengujian tersebut menghasilkan hasil yang sama maka di anggap data tersebut akurat.

> Tepat waktu, artinya informasi itu harus tersedia atau ada pada ketika informasi tersebut diperlukan, tidak besok atau tidak beberapa jam lagi.

> Releva, artinya informasi yang diberikan harus sesuai dengan yang dibutuhkan. Kalau kebutuhan informasi di banyak sekali tingkatan atau pecahan yang ada dalam organisasi tersebut.

> Lengkap, artinya informasi harus di berikan secara lengkap. Misalnya informasi wacana penjualan yang tidak ada bulannya atau tidak ada fakturnya. (Sistem Informasi Manajemen, Prof. Dr. Azhar Susanto, M.Bus, Ak 2009: 40)

Menurut Alter, 1992 (dalam Abdul Kadir, 2003) informasi yang dibutuhkan oleh manajer sanggup di bagi dalam enam kategori yaitu : comfort information, warning, key indicator, situational information, gossip, dan external information.

a. Comfort information (Informasi penyejuk), yakni informasi keadaan kini yang merangkum keadaan bisnis atau organisasi, mislnya ringkasan penjualan atau produk terakhir. Informasi ini biasanya todak banyak di gunakan, tetapi membantu manajer merasa kondusif terhadap operasi yang berlangsung

b. Warning (Peringatan), Berisi petunjuk terhadap sesuatu yang tidak biasa atau perubahan-perubahan rencana. Idealnya, manajer mendapatkan peringatan sedini mungkin, sehingga cukup waktu untuk melaksanakan tindakan sebelum duduk kasus penting yang tidak diharapkan benar-benar terjadi

c. Key Indicator (Indikator kunci), berisi ukuran aspek-aspek penting berkaitan dengan kinerja organisasi, menyerupai level keluhan pelanggan, di gunakan untuk memelihara pengendalian perusahaan dan mengidentifikasi permasalahan

d. Situational information (Informasi situasional), informasi terkini wacana proyek, masalah, atau warta penting yang memerlukan perhatian para manajer

e. Gossip (Gosip), informasi informal yang berasal dari sumber, menyerupai pihak industri terkadang berkhasiat untuk menangani suatu masalah

f. External Information (Informasi eksternal), yaitu informasi yang berasal dari luar perusahaan. Kadang kala informasi ini masih hangat dan berjangka panjang, contohnya studi lingkungan yang di lakukan selama 5 (lima) tahun terakhir)

3. Manajemen

Manajemen yakni seni menuntaskan pekerjaan melalui orang lain. Definisi Mary Parker Follet ini berarti bahwa seorang manajer bertugas mengatur dan mengarahkan orang lain untuk mencapai tujuan organisasi.

Ricky W. Griffin mendefinisikan administrasi sebagai sebuah proses perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai target secara efektif dan efesien. Efektif berarti bahwa tujuan sanggup dicapai sesuai dengan perencanaan, sementara efisien berarti bahwa kiprah yang ada dilaksanakan secara benar, terorganisir, dan sesuai dengan jadwal. Manajemen belum mempunyai definisi yang mapan dan diterima secara universal. Manajemen di pandang sebagai upaya atau proses pencapaian tujuan dengan memakai keahlian orang lain. Bila perusahaan pada suatu ketika mempunyai seuatu harapan untuk mencapai satu tujan tertentu, yang penting di perhatikan disini yakni tujuan tersebut harus didefinisikan terlebih dahulu dengan jelas. Apabila tujuan telah ditentukan dengan jelas, maka langkah selanjutnya yakni memilih ciri-ciri dari tujuan tersebut yang akan menjadi tolok ukur keberhasilan dalam manajemen. Dan apabila definisi dan tolok ukur dari sistem telah ditentukan, maka langkah selanjutnya yakni merencanakan pencapaian tujuan sistem tersebut. Untuk mengoordinasikan semua kegiatan organisasi, administrasi menyusul sistem organisasi, menempatkan orang-orang yang kemampuannya sesuai dengan kiprah yang harus dilakukannya. Tidak cukup disitu, administrasi juga harus memperlihatkan pengendalian hasil pekerjaan supaya tidak beresiko menyimpang dari apa yang harus dilakukan.

4. Sistem

Sistem yakni sekelompok atau sekumpulan komponen dan elemen yang digabungkan menjadi satu untuk mencapai tujuan tertentu. Ada banyak pendapat wacana pengertian dan definisi sistem yang dijelaskan oleh beberapa ahli. Berikut pengertian dan definisi sistem berdasarkan beberapa jago :

Jogianto (2005:2), Sistem yakni kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Sistem ini menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan yang nyata, menyerupai tempat, benda dan orang-orang yang betul-betul ada dan terjadi.

Indrajit (2001:2), Sistem yakni kumpulan-kumpulan dari komponen-komponen yang mempunyai unsur keterkaitan antara satu dengan lainnya.

Lani Sidharta (1995:9), Sistem yakni himpunan dari bagian-bagian yang saling berhubungan, yang secara bersama mencapai tujuan-tujuan yang sama.

Murd1ck, R. G (1991:27), Sistem yakni seperangkat elemen yang membentuk kumpulan atau prosedur-prosedur atau bagan-bagan pengolahan yang mencari suatu tujuan pecahan atau tujuan bersama dengan mengoperasikan data dan/atau barang pada waktu referensi tertentu untuk menghasilkan informasi dan/atau energi dan/atau barang.

Davis, G. B (1991:45), Sistem yakni kumpulan dari elemen-elemen yang beroperai tolong-menolong untuk menuntaskan suatu sasaran.

Sistem juga sanggup diartikan sebagai kumpulan atau kelompok dari pecahan atau komponen apapun baik fisik yang saling berafiliasi satu sama lain dan bekerja sama secara serasi untuk mencapai satu tujuan. Ini berarti jikalau tidak ada tujuan, tidak ada sistem atau juga dikatakan sistem di perlukan sebagai aliran bagi organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Dalam pencapaian tujuan, organisasi perusahaan sering dihadapkan pada suatu kejadian yang tidak diharapkan atau resiko. Untuk mengantisipasi resiko yang teridentifikasi tersebut ketika sistem di kembangkan, di berdiri pula sistem pengendalian untuk memudahkan administrasi untuk memudahkan sistem organisasi supaya sistem organisasi selalu berjalan sesuai dengan yang diharapkan. Sedangkan untuk resiko-resiko yang tidak teridentifikasi ketika sistem dibuat, administrasi suatu organisasi menyebarkan administrasi resiko. Mengidentifikasi kejadian (event identification) yang memenuhi kriteria resiko yang ditentukan dan melaksanakan respon terhadap kejadian tersebut dengan tujuan menghilangkan resiko yang mungkin di timbulkan.

Menurut Yakub (2012 : 4) pada buku Pengantar Sistem Informasi, sistem sanggup diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang diantaranya :

a. Sistem ajaib (abstract system)

Sistem Abstrak yakni sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik. Sistem teologia yang berisi gagasan wacana kekerabatan insan dengan Tuhan merupakan pola abstract system.

b. Sistem fisik (physical system)
Sistem fisik yakni sistem yang ada secara fisik, Sistem komputer, sistem akuntansi, sistem produksi, sistem sekolah, dan sistem transportasi merupakan pola physical system.

c. Sistem tertentu (deterministic system)
Sistem tertentu yakni sistem yang beroperasi dengan tingkah laris yang sanggup diprediksi, interaksi antara pecahan sanggup dideteksi dengan niscaya sehingga keluarannya sanggup diramalkan. Sistem komputer sudah diprogramkan, merupakan pola deterministic system alasannya yakni jadwal komputer sanggup diprediksi dengan pasti.

d. Sistem tak tentu (probabilistic system)

Sistem tak tentu yakni suatu sistem yang kondisi masa depannya tidak sanggup diprediksikan alasannya yakni mengandung unsur probabilitas. Sistem arisan merupakan pola probabilistic system alasannya yakni sistem arisan tidak sanggup diprediksikan dengan pasti.

e. Sistem tertutup (close system)

Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak bertukar materi, informasi, atau energi dengan lingkungan. Sistem ini tidak berinteraksi dan tidak dipengaruhi oleh lingkungan, contohnya reaksi kimia dalam tabung terisolasi.

f. Sistem terbuka (open system)

Sistem ini yakni sistem yang berafiliasi dengan lingkungan dan dipengaruhi oleh lingkungan. Sistem perdagangan merupakan pola open system, alasannya yakni sanggup dipengaruhi oleh lingkungan.

Sumber http://segeranat.blogspot.com

Share this post