√ Tutorial Menciptakan Template Surat Dinas Dan Kop Suratnya
Di zaman digital ini, berkirim-kirim surat mungkin bukan lagi hal yang lazim bagi banyak orang. Di masa lalu, ketika media komunikasi jarak jauh secara elektronik belum banyak, orang-orang masih mengandalkan surat dan layanan pos untuk berkirim pesan.
Setelah teknologi berkembang dan semakin gampang dijangkau masyarakat, terutama sesudah lazimnya berkirim-kirim pesan dengan aplikasi perpesanan singkat menyerupai SMS dan dilanjutkan oleh aplikasi instant messaging, surat-menyurat semakin jarang digunakan. Meskipun begitu, bukan berarti surat-menyurat sama sekali ditinggalkan.
Kini surat-menyurat sanggup dilakukan melalui jaringan internet dengan platform surel (e-mail). Namun begitu ada pula yang masih memakai surat berbentuk kertas. Mana pun pilihanya, surat-menyurat masih dilakukan di masyarakat, terutama di lingkungan dinas dan formal. Surat yang dipakai dalam lingkungan dinas dan formal dikenal dengan istilah surat dinas.
Definisi Surat Dinas
Dengan merujuk pada KBBI edisi V, secara umum surat didefinisikan sebagai kertas dan sebagainya yang bertulis sesuatu. Di atas lembar surat itulah tercantum maksud dari pengirim surat. Maka dari itu, surat dianggap sebagai sebuah media komunikasi yang berfungsi memberikan pesan tertulis.
Ahmad dalam Awaludin (2017:215) mendefinisikan surat dinas sebagai “surat-surat yang diterbitkan oleh kantor-kantor jawatan pemerintah, yang tidak termasuk dalam jenis surat keluarga, pribadi, atau surat cinta.” Sejalan dengan itu, Suparjati, dkk (2000) menyampaikan bahwa surat dinas juga disebut surat resmi atau surat jabatan sebab surat tersebut dibentuk dan dikeluarkan oleh instansi resmi dan memuat legalisasi atau penguatan oleh seorang pejabat yang berkepentingan.
Awaludin (2017:215) menyebutkan fungsi-fungsi surat dinas:
- sebagai media komunikasi,
- sebagai dokumen tertulis,
- sebagai alat pengingat dan bukti historis,
- sebagai pemikiran kerja,
- sebagai wakil/duta, dan
- sebagai cermin profesionalisme dan kualitas sebuah lembaga.
Contoh surat dinas sendiri majemuk dan sanggup saja berbeda-beda antara satu forum dengan forum lainnya. Namun begitu, surat dinas secara garis besar mempunyai bentuk yang baku sehingga perbedaan di antara surat-surat di tiap forum itu tidak akan terlalu banyak.
Ciri-ciri dari surat ini ialah gaya bahasanya yang resmi, bentuknya yang baku, dan adanya unsur-unsur wajib menyerupai kop surat. Lengkapnya, bagian-bagian dari surat dinas itu antara lain
- titimangsa,
- nomor surat,
- perihal,
- lampiran,
- alamat surat,
- salam pembuka,
- isi,
- salam penutup,
- penanggung jawab surat,
- tembusan, dan
- inisial
Adanya struktur yang baku dan unsur-unsur wajib dalam struktur surat dinas berarti bentuk surat dinas umumnya sama, kecuali pada pesan dan isian masing-masing unsurnya. Maka dari itulah, seringkali di kantor-kantor, para pengetik surat dinas mempunyai satu dokumen panduan yang dikenal sebagai template.
Template ialah sebuah dokumen konsep yang berisi elemen-elemen baku dari suatu dokumen. Elemen-elemen baku ini ialah elemen yang isinya sanggup diubah atau diubahsuaikan dengan kebutuhan pesan dalam surat, namun tetap mempertahankan kelengkapan unsur-unsur itu sendiri.
Dengan adanya dokumen template, kita sanggup menciptakan sebuah surat dinas yang lengkap dengan cepat sebab kita hanya mengubah bagian-bagian tertentu menyerupai tanggal, nomor surat, perihal, lampiran, dan pesan yang ingin disampaikan. Selebihnya, bagian-bagian lain menyerupai kop, penanda tangan, stempel dan sebagainya tidak perlu dibentuk kembali satu per satu sebab sudah menjadi pecahan dari template.
Tutorial berikut ini akan menjelaskan cara pembuatan template surat dinas yang lengkap dengan kop surat. Template ini sanggup dipakai sebagai dokumen konsep yang nantinya dipakai secara berulang-ulang, tinggal diubah isi dan bagian-bagiannya.
Membuat Bagian-Bagian Surat Dinas
Sebelum menciptakan surat dinas, siapkan dulu dokumen surat yang akan diedit. Pertama, buat dokumen baru, kemudian atur ukuran kertas dan margin teks melalui tab Page Layout. Setelah itu, gres buat satu per satu elemen surat dinas menyerupai berikut.
1. Kop Surat
Awaludin (2017:217) menyebutkan “kop surat merupakan identitas lengkap lembaga, organisasi, kantor yang mengeluarkan surat. Identitas tersebut mencakup nama instansi, logo, atau lambang instansi, alamat, instruksi pos, nomor telepon, nomor faksimile.”
Pada sebuah surat dinas, kop surat biasanya diletakkan di pecahan paling atas dari lembar surat. Apabila surat tersebut terdiri lebih dari satu lembar, kop surat hanya diletakkan di halaman paling awal. Kop surat juga dipisahkan dari pecahan surat lain dengan suatu garis yang melintang pada satu baris halaman. Berikut ini contoh bentuk kop surat.
Untuk menciptakan kop surat, konseplah informasi apa saja yang akan dimasukkan ke pecahan kop. Umumnya, sebuah kop surat akan memuat informasi tentang:
- nama instansi,
- organisasi (yang lebih besar) yang menaungi instansi,
- alamat instansi,
- kontak instansi, dan
- logo atau emblem instansi.
Selanjutnya, tuliskan satu per satu teks informasi instansi tersebut pada dokumen Anda. Biasanya tiap unsur informasi di atas dipisahkan per baris. Oh ya, ingat pula hukum bahwa dalam penulisan teks kop surat yang baku tidak diperkenankan memakai singkatan, terutama pada alamat, kecuali untuk abreviasi nama orang pada nama jalan.
Setelah itu, atur posisi teks kop tersebut biar tersedia ruangan untuk penempatan logo instansi yang biasanya diletakkan di sebelah kiri kop surat. Teks tersebut juga biasanya diluruskan (aligned) dengan pelurusan tengah (center alignment).
Namun demikian, pengaturan posisi teks tersebut tidak sanggup memakai alignment paragraf biasa sebab pengukuran kelurusan tengah (centering) teks tersebut tidak mengacu pada tengah halaman. Jika memakai alignment center yang diukur dari tengah paragraf, tidak akan tersedia ruang kosong yang cukup untuk penempatan logo lembaga.
Maka dari itu, triknya ialah kita harus memakai tab stop alignment atau pelurusan teks memakai tab stop. Langkah-langkahnya menyerupai berikut.
- Seleksi semua baris teks kop yang akan diluruskan.
- Ubah pengaturan tab stop di ruler bar. Posisi tab stop terletak di kotak kecil yang menjadi titik pertemuan antara mistas horizontal dan mistar vertikal.
- Klik satu kali indikator tab stop untuk mengubahnya ke mode center tab. Ikon center tab berbentuk aksara T terbalik menyerupai pada gambar berikut.
- Klik ruler kafetaria pada posisi yang dikira-kira cukup untuk menjadi teladan pelurusan tengah dari teks kop surat.
- Selanjutnya, letakkan kursor ketikan di awal baris teks kop surat, kemudian tekan tombol Tab pada keyboard. Satu baris teks akan berpindah posisi dan diluruskan pecahan tengahnya dengan teladan pada posisi tab stop.
- Ulangi langkah nomor 5 pada tiap baris teks kop surat.
- Setelah itu, aturlah ukuran dan jenis aksara dari tiap baris teks kop surat. Jangan lupa sesuaikan ukuran spasi antarbaris bila perlu biar kop surat tidak memakan ruang halaman yang terlalu banyak.
- Jika posisi teks kop surat dirasa masih terlalu ke tengah dan kurang ke kanan, Anda sanggup mengubah posisi teks tersebut dengan menyeleksinya kembali, kemudian geser tab stop yang tadi dibentuk pada ruler kafetaria ke arah kanan.
- Setelah ruang kosong untuk logo dirasakan cukup, saatnya memasukkan logo instansi ke dalam teks kop surat tersebut.
- Tempatkan kursor ketikan di posisi paling awal, yaitu pojok kiri atas halaman.
- Klik tab Insert, kemudian sajian Pictures.
- Dari kotak obrolan yang terbuka, cari file gambar logo yang ingin Anda masukkan. Setelah didapat, klik tombol Insert.
- Setelah gambar masuk ke dokumen, klik sajian Text Wrapping yang muncul di samping gambar, kemudian klik ikon In Front of Text, menyerupai yang terdapat pada gambar di bawah ini.
- Selanjutnya, resize ukuran gambar biar proporsional dengan teks kop surat dan ruang kosong yang tersedia.
- Di bawah teks kop surat biasanya terdapat garis pemisah yang memisahkan kop surat dari bagian-bagian lain dalam teks surat. Untuk menciptakan garis pemisah tersebut, ikut langkah-langkah berikut.
- Letakkan kursor pengetikan di baris teks kop surat paling bawah.
- Pada tab sajian Home klik tombol mata panah di sebelah kanan ikon Borders. Dari sajian yang muncul, pilih sajian Borders and Shading.
- Akan muncul sebuah kotak obrolan Borders and Shading. Pilih jenis garis dari daftar pada kotak Style, lalu klik tombol Top Border, Right Border, dan Left Border untuk menonaktifkan border pada posisi atas, kiri, dan kanan teks kop. Jangan ganggu tombol Bottom Border, biarkan aktif, biar teks kop hanya menerima garis border di pecahan bawahnya! Sesuaikan pengaturan menyerupai pada gambar di bawah. Setelah penyetalan lengkap, klik tombol OK.
- Jika pengaturan yang Anda lakukan sudah benar, semestinya kop surat akan tampak menyerupai gambar berikut.
2. Titimangsa
Titimangsa ialah tempat dan tanggal pembuatan surat. Titimangsa biasanya ditempatkan di pojok kanan teks surat, di bawah kop surat. Akan tetapi, bila surat dibentuk dengan gaya full-block style, titimangsa ditempatkan di pecahan pojok kiri. Untuk menciptakan titimangsa di posisi pojok kanan, Anda sanggup memakai tab stop alignment menyerupai halnya pada kop surat.
- Pertama, tuliskan titimangsa lengkap.
- Seleksi teks titimangsa tersebut, kemudian buat left tab stop di posisi yang sekiranya cukup.
- Pindahkan teks titimangsa dengan tombol Tab.
3. Nomor, Perihal, dan Lampiran
Identitas nomor surat, perihal surat serta lampiran surat ditempatkan sesudah titimangsa. Ketiga unsur ini diletakkan di tepi kiri. Pembuatan ketiga unsur ini juga memanfaatkan tab stop.
- Pertama, tuliskan teks nomor, perihal, dan lampiran. Agar tanda posisi tanda titik dua (:) yang mengikutinya sanggup lurus, gunakan tombol Tab.
- Setelah itu, seleksi semua teks tersebut, kemudian buatkan tab stop untuk posisi tanda titik dua secara proporsional, biar posisinya seragam di setiap barisnya.
4. Alamat, salam pembuka, dan isi surat
Setelah nomor, perihal, dan lampiran ialah pecahan alamat, salam pembuka, dan isi surat. Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan alamat surat.
- Kata kepada dan ungkapan yang terhormat tidak perlu dipakai bersama-sama, pilih salah satu.
- Ungkapan Yth (yang terhormat) tidak diikuti dengan kata sapaan Bapak atau Ibu, kecuali bila nama peserta tidak memakai gelar atau bukan berupa nama jabatan.
- Alamat peserta surat tidak memakai singkatan. Tuliskan kata jalan atau nomor dalam bentuk utuh, bukan bentuk singkatan.
Berdasarkan aturan-aturan tersebut, berikut ini disajikan beberapa penulisan alamat surat yang benar.
Setelah menciptakan alamat surat, buat pula salam pembuka. Salam pembuka sanggup berupa ungkapan Dengan hormat atau salam berbahasa arab menyerupai Assalamualaikum warahmatullahi wabarakatuh. Yang perlu diingat ialah salam berbahasa aneh menyerupai bahasa arab, Inggris, atau bahasa tempat mesti ditulis dengan cetak miring.
5. Bagian perincian/pemerian dalam isi surat
Di dalam surat dinas, terutama yang berupa seruan atau pemberitahuan, biasa terdapat suatu pemerian. Pemerian ialah sebuah ungkapan yang diikuti dengan keterangan rincian dan biasanya diikuti dipisahkan dengan tanda titik dua.
Agar rapi, sebelum menciptakan pecahan perincian yang memakai titik dua dalam surat, kita memakai tab stop alignment lagi. Buatlah tiga posisi tab stop: satu untuk awal baris, satu untuk posisi tanda titik dua, dan satu lagi untuk awal perincian. Contoh pemosisian tab stop sanggup dilihat pada gambar berikut.
6. Tanda tangan dan nama pejabat
Setelah pecahan epilog isi, surat dinas biasanya mencantumkan nama orang atau pejabat yang berwenang dalam mengeluarkan dan mengesahkan surat tersebut. Selain nama, juga dicantumkan jabatan dan tanda tangan pejabat yang bersangkutan serta cap (stempel) sebagai tanda legalisasi surat tersebut dikeluarkan oleh forum dan pejabat yang bersangkutan.
Pembuatan identitas pejabat dan kolom tanda tangan juga sanggup memakai trik tab stop. Pertama, buat dua tab stop dengan alignment left, masing-masing untuk nama dan jabatan di sebelah kiri serta satu lagi untuk nama dan jabatan di sebelah kanan.
Penempatan posisi tab stop itu biasanya memakai teladan menyerupai berikut.
- Nama dan jabatan di sebelah kiri diluruskan dengan penjorokan alinea isi surat. Jika surat dibentuk dengan gaya full block (semua rata di kiri), tidak ada tab stop untuk nama dan jabatan di sebelah kiri.
- Nama dan jabatan di sebelah kanan diluruskan dengan posisi titimangsa di awal surat.
Berdasarkan hukum tersebut, pembuatan tab stop dan pemosisian teks tanda tangan dan nama pejabat sanggup mengikuti contoh pada gambar di atas.
7. Inisial dan tembusan
Inisial ialah abreviasi nama. Di pecahan bawah surat resmi biasanya terdapat sepasang inisial yang dipisahkan dengan tanda garis miring. Dua inisial nama ini ialah inisial pengonsep surat dan inisial pengetik surat. Inisial mempunyai kegunaan untuk mengetahui siapa pembuat surat yang sanggup dikontak bila terjadi kesalahan dalam surat tersebut (Purwanto, 2007:17)
Bagian tembusan sendiri ialah daftar pejabat atau forum yang menerima salinan dari surat tersebut. Salinan tersebut biasanya disimpan sebagai arsip. Bagian tembusan disusun di pecahan kaki surat, diberi nomor. Kata tembusan sendiri ditulis tegak, diikuti tanda titik dua, tanpa digarisbawahi.
Menyimpan File sebagai Template
Setelah semua pecahan surat sudah lengkap, kita tinggal menyimpan file dokumen ini sebagai sebuah dokumen template. Sebenarnya sanggup saja kita menyimpan file ini sebagai sebuah dokumen Word (docx ) biasa. Namun begitu, penyimpanan sebagai file docx berisiko melaksanakan pengubahan isi file konsep bila kita lupa menyimpan file surat yang gres dengan cara Save alih alih memakai Save As.
Menyimpan file dokumen template dilakukan menyerupai berikut.
- Tekan tombol Ctrl + S. Pada layar penyimpanan dokumen, klik tombol Browse.
- Di kotak obrolan Save As yang muncul klik daftar Save as type. Pada daftar yang muncul pilih Word Template.
- Selanjutnya, isikan nama file yang diinginkan. Lalu, klik tombol Save.
- Jika penyimpanan template berhasil, dokumen template Anda akan ditampilkan pada layar pilihan template ketika Anda menciptakan dokumen baru.
Untuk membuka dokumen template tersebut ketika menciptakan dokumen baru, klik pada tombol “PERSONAL”. Lalu, klik nama template yang muncul pada daftar.
Demikianlah tutorial menciptakan template dokumen surat dinas yang lengkap dengan kop surat. Apabila ada pertanyaan yang ingin disampaikan berkaitan dengan tutorial ini, silakan masukkan di kolom komentar, ya! Tapi, kalau Anda butuh pemberian untuk menciptakan header dan footer, silakan kunjungi artikel Tutorial Membuat Header dan Footer di Ms.Word ini. Selamat mencoba!
Sumber https://bacaterus.com
0 Response to "√ Tutorial Menciptakan Template Surat Dinas Dan Kop Suratnya"
Posting Komentar