✔ Kumpulan Pola Surat Resmi (Pengertian, Jenis, Ciri-Ciri Dan Fungsinya) Lengkap

Contoh Surat Resmi – Sudah pernah menciptakan surat resmi? Atau masih kesulitan nulisnya gimana? Bagi kalian yang masih gundah mengenai surat resmi. Jangan khawatir, kali ini kita mau mengulas mengenai pengertian, jenis, fungsi, dan ciri- ciri beserta pola surat resmi. Surat resmi biasa dipakai untuk melamar pekerjaan, maupun kegiatan resmi lainnya menyerupai : surat seruan dan surat keputusan.

Pengertian Surat Resmi

Sebenarnya apa sih bedanya surat resmi dengan sama surat biasa? Surat resmi berbeda dengan surat tidak resmi, mulai dari cara penulisannya hingga bahasa yang digunakan. Jika kita menulis surat dengan bahasa sehari hari maka disebut dengan surat tidak resmi, contohnya saja surat pribadi.

Sementara yang dinamakan dengan surat resmi yaitu ketika memakai bahasa resmi atau baku. Secara pengertian, surat resmi yaitu surat yang dikeluarkan oleh perseorangan, instansi, maupun organisasi tertentu, yang bersifat formal dan berkepentingan resmi.

Ciri-Ciri Surat Resmi

Selain bahasa, surat resmi memiliki karakteristik berbeda dengan surat tidak resmi. Surat – surat resmi memiliki ciri-ciri sebagai berikut :

Menggunakan kop surat (Jika dikeluarkan oleh lembaga)

Kop surat atau kepala surat yaitu identitas dari instansi (perusahaan atau organisasi ) dari pengirim surat semoga akseptor mengetahui pengirim surat. Kop surat terletak dibagian atas surat.

Mengunakan nomor surat, lampiran, dan perihal

Nomor Surat

Yang membedakan surat resmi dengan yang lainnya yaitu adanya nomor surat, lampiran dan perihal. Nomor surat berfungsi :

Untuk membagi Penggolongan atau pengelompokan surat sesuai dengan jenis isi surat

Untuk memudahkan pencarian bila surat dibutuhkan

Untuk memudahkan penyimpanan administratif

Untuk memudahkan pengontrolan frekuensi pengiriman surat

Adapun saat pembuatan nomor surat, hal yang harus diperhatikan antara lain yaitu :

Nomor surat dikeluarkan sesuai dengan urutan surat, dihitung semenjak nomor selesai pembuatan surat

Kode kedudukan surat, missal KEl = Surat keluar

Bulan dan tahun pembuatan

Kode tujuan surat, missal SPK (Surat Perintah kerja )

Contoh

Nomor : 016/ SPK/II/2017

016 : Menunjukkan surat ke -16

SPK : Surat Perintah Kerja

II : dibentuk pada bulan ke-2 (Februari)

2017 : Dibuat pada tahun 2017

Lampiran

Lampiran disertakan bila ada, namun bila tidak ada cukup diberi tanda (-)

Menggunakan salam pembuka dan epilog resmi,

Salam pembuka dan epilog seperti: Hormat saya, Hormat kami, dan Assalamu’alaikum.

Menggunakan Bahasa Baku

Bahasa baku yaitu ragam bahasa yang yang sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia dengan mengacu pada Ejaan Bahasi Indonesia (EBI) serta Kamus Besar bahas Indonesia (KBBI ).

Membubuhkan cap atau stempel

Cap atau stempel merupakan penguat dari tanda tangan suaru instansi tertentu atau perseorangan. Dibubuhkan diatas tanda tangan pengirim.

Menggunakan format goresan pena tertentu (Tidak bebas)

Format goresan pena telah ditentukan pada bagian- cuilan surat resmi, jadi tidak asal menulissurat. Surat resmi merupakan surat yang terstruktur dengan format tertentu.

Jenis Surat Resmi

Selain ciri–ciri surat resmi, semoga tidak salah dalam menulis surat resmi, kita juga sebaiknya mengetahui jenis – jenis surat resmi. Adapun Jenis surat resmi menurut isinya. Terdapat 8 Jenis, diantarnya yaitu :

Surat Undangan

Biasanya surat seruan ini yang sering kita temui. Surat seruan yaitu surat yang bertujuan untuk mengundang seseorang atau instansi untuk kepentingan tertentu. Seperti surat seruan rapat, seruan ijab kabul dan surat seruan program yang lainnya.

Surat Panggilan

Surat ini berfungsi untuk memanggil seseorang atau instansi kepada instansi lain untuk kepentingan tertentu. Seperti surat panggilan kerja, surat panggilan interview DLL. Contoh surat lamaran kerja juga termasuk surat resmi.

Surat Edaran

Surat edaran yaitu surat yang dikeluarkan oleh suatu instansi tertentu yang berisi informasi untuk kalangan tertentu pula, menyerupai surat edaran pengumuman libur sekolah

Surat Keputusan

Surat keputusan yaitu Surat yang dikeluarkan oleh instansi yang berisi wacana keputusan tertentu kepada anggota instansi. Semisal Surat Keputusan Pengangkatan Karyawan, Surat Keputusan Pengangkatan Pengurus. Surat ini biasanya di sikat dengan sebutan SK.

Surat Perintah

Surat perintah yaitu surat remi yang berisi wacana perintah tertentu, dari suatu instansi kepada instansi yang lain. Contohnya yaitu surat perintah lembur.

Surat Kuasa

Surat Kuasa yaitu surat yang berisi wacana pemberian wewenang dari instansi atau perseorangan dalam program tertentu. Seperti surat kuasa pengambilan uang di Bank.

Surat Perjanjian Kontrak Kerja

Surat ini biasanya dibentuk oleh suatu perusahaan yang dibentuk untuk perjanjian kepada calon karyawan. Berisi pernjanjian dan hak dan kewajiban antara perusahaan dan karyawan.

Surat Niaga

Surat niaga yaitu surat yang dipakai untuk transaksi antara penjual dan pembeli dalam jumlah yang tinggi. Contoh Surat pembelian tanah, surat pembelian rumah.

Fungsi Surat Resmi

Ternyata surat resmi memberi fasilitas kepada akseptor maupun pengirimnya, alasannya yaitu surat resmi memiliki banyak manfaat. Adapun surat resmi dibentuk alasannya yaitu memiliki fungsi- fungsi sebagai berikut:

Sarana berkomunikasi

Sebelum teknologi berkembang menyerupai ketika ini, surat sudah dipakai sebagai alat komunikasi dari jarak jauh, namun hingga sata ini surat masih dipakai untuk kepentingan formal, menyerupai surat resmi.

Sebagai dokumen tertulis

Dalam sebuah instansi biasanya membutuhkan dokumen tertulis untuk menjadi bukti dalam administrasi. Surat menjadi penting alasannya yaitu merupakan bukti tertulis yang sanggup digunakan.

Pedoman Kerja

Manfaat dari surat resmi yaitu sebagai fatwa kerja. Dalam perusahaam pedoman kerja mengacu pada surat yang telah disepakati oleh pihak yang bersangkutan, menyerupai surat kontrak kerja. Dengan surat tersebut, hal – hal yang bersangkutan wacana fatwa kerja tertulis didalamnya.

Wakil Penulis

Salah satu cara seseorang memberikan informasi kepada orang lain atau instansi yaitu melalui surat, hal ini di gunakan ketika seorang pengirim tidak bisa memberikan pribadi kepada yang dituju, Surat menjadi wakil dari penulis itu sendiri.

Sebagai keterangan

Fungsi ini biasanya digunakan untuk menjelaskan keadaan atau keterangan tertentu oleh pengirim. Contohnya surat keterangan lulus, surat keterangan tidak bisa dan surat keterangan izin pendirian bangunan. Bahwasanya surat tersebut menjelaskan pengirim merupakan orang yang telah lulus, tidak bisa maupun orang yang telah izin melaksanakan pendirian bangunan.

Sebagai jaminan

Surat juga berfungsi sebagai jaminan keamanan ataupun jaminan tertentu, untuk melindungi yang bersangkutan. Misalnya surat perjanjian dipakai sebagai jaminan tanggung jawab antara pihak satu dan yang lainnya

Bagian- Bagian Surat Resmi

Nah, ini yang membedakan surat resmi denga yang lainnya. Surat resmi lebih tersruktur dan terdapat ketentuan- ketentuan dalam penulisan. Salah satunya yaitu bagian- cuilan surat. Bagian surat yaitu komponen yang harus terpenuhi dalam surat resmi. Adapun cuilan – cuilan surat resmi ialah :

Kepala atau kop surat

Dalam pembuatan surat resmi, kop surat harus disertakan alasannya yaitu kop surat merupakan identitas forum organisasi yang terdiri atas:

a. Logo atau lambang forum atau instansi (jika ada)

b. Nama Instansi

c. Alamat Instansi

d. Nomor telepon, faximile atau email.

Pemberian kop surat bukan tanpa tujuan. Khusus untuk surat perusahaan sanggup ditambahkan macam usaha, bidang kegiatan, nomor izin usaha.

Fungsi kepala surat:

a. Untuk mengetahui nama dan alamat kantor instansi

b. Untuk memberi informasi wacana bidang usaha, jenis kegiatan

c. Sebagai Alat promosi.

Nomor surat

Dalam surat resmi niscaya kalian temui nomor surat. Penulisan nomor surat sesungguhnya tidak ada ketentuan. Namun biasanya ditulis memakai arahan semoga tidak terlalu panjang dan memudahkan bagi penerima.

Pada umumnya nomor surat berisi nomor urut, kode, bulan dan tahun pembuatan surat. Sering kita jumpai nomor surat dengan angka romawi, namun tidak persoalan bila penulisan nomor memakai angka arab atau yang lainnya, tergantung kebujakan dari instansi tersebut. Letak Nomor biasanya ditulis sehabis kop surat disebelah kiri. Kemudian disusul oleh Lampiran dan perihal.

Tanggal penulisan surat

Pernah kalian mendapat seruan tapi sudah tidak update lagi? Penulisan tanggal ini bertujuan semoga akseptor sanggup mengetahui kapan surat ini dibentuk serta mengetahui masa berlakunya surat tersebut. Oleh alasannya yaitu itu tanggal penulisan merupakan komponen yang penting dalam surat resmi.

Lampiran yang disertakan

Lampiran berfungsi untuk memperlihatkan bahwa terdapat dokumen yang disertakan pada surat tersebut

Contoh

No             : –

Lamp         : 5 Lembar

Perihal      : –

Hal tersebut memperlihatkan bahwa surat tersebut menyertak 5 lembar dokemn didalamnya.

Perihal

Perihal berfungsi untuk memperlihatkan kepada akseptor mengenai pokok isi surat, dengan begitu akseptor segera mengetahui tujuan surat tersebut.

Alamat tujuan

Hal yang paling penting dalam penulisan surat yaitu kepada siapa surat tersebut ditujukan. Oleh alasannya yaitu itu alamat surat menjadi hal yang penting dan dihentikan terlupakan.

Penulisan alamat sanggup ditulis sebanyak dua kali, alamat pertama pada amplop surat dan yang kedua pada isi surat itu sendiri. Namun alamat yang disertakan diamplop harus alamat lengkap. Hal ini mengantisipasi kesalahan ketika pengiriman.

Sementara pada isi surat alamat tidak harus lengkap alasannya yaitu sudah ditulis dalam amplop.

Penggunakan “Kepada” tidak perlu ditulis, alasannya yaitu mengandung kemubadziran.

Penulisan “Yang terhormat” atau yang sering disingkat ”Yth.” Berfungsi untuk memberi penghormatan kepada akseptor surat. Seperti atasan, korelasi kerja atau teman.

Sebutan ”Bapak”, ”Ibu”, atau ”Sdr.” hanya berlaku pada nama orang, dan tidak dipakai pada nama instansi maupun jabatan tertentu.

Contoh:

Yth. Manajer PT Ulul Albab

Jalan Gajayana , Lowokwaru

Kota Malang

Yth. Ibu H. Siti Romlah, S.H.

Kepala Yayasan Pondok Pesantren Putri Aisyiah

Jalan Raya Caruban – Ngawi KM 2

Kota Ngawi

Penggunakan titik hanya dipakai sehabis singkatan. Tidak perlu disetiap selesai baris.

Kode pos sangat dianjurkan untuk ditulis alasannya yaitu akan membantu petugas pos dalam mengirimkan surat tersebut (terutama bila dikirimkan melalui Perum Pos dan Giro).

Salam Pembuka

Dalam penulisan surat resmi , salam pembuka yaitu salah satu komponen yang harus ada. Tujuan salam pembuka yaitu membuka pembicaraan dalam surat tersebut. Namun dalam keadaan tertentu tidak memakai salam pembuka, menyerupai surat – surat yang berisi berita.

Isi Surat

Isi surat yaitu komponen utama dari surat itu sendiri, dimana pokok – pokok yang dibahas tertuang dalam isi surat. Dalam isi surat terdapat cuilan bagian menyerupai pada karangan lainnya, yaitu cuilan pembuka, cuilan inti dan cuilan penutup.

Pembuka

Dalam isi surat, cuilan pembuka bertujuan untuk pengantar pembaca sebelum mengetahui inti surat. Dalam pembuka juga berisi wacana inti persoalan yang akan disampaikan kepada akseptor yang dimaksud.

Inti

Komponen pokok isi surat terdapat pada inti isi surat. Bagian tersebut berisi cuilan utama yang ingin disampaikan kepada pengirim..

Penutup

Bagian epilog berisi penegasan, simpulan, harapan, atau ucapan terima kasih. Dengan demikian, cuilan epilog menandai bahwa uraian pokok yang ingin disampaikan melalui surat sudah selesai. Penulisan epilog hendaknya singkat, tegas.

Salam Penutup

Salam epilog berisi kata- kata epilog yang biasa dipakai untuk menambah kesantunan dalam berkomunikasi. Meskipun salam epilog ini baik digunakan, tetapi tidaklah berarti semua surat wajib memakai salam penutup. Salam epilog hanya dipakai dalam surat-surat berita.

Tanda Tangan dan Nama Penanggung Jawab

Pasti kalian sering membubuhkan tanda tangan dalam hal tertentu, menyerupai ketidakhadiran atau yang lainnya.. Begitu juga pada surat resmi salah satu komponen yang disertakan yaitu nama penanggung jawab dan tanda tangan. Nama penanggung jawab yaitu penanda bahwa nama tersebut yang bertanggung jawab atas isi surat dan dikuatkan dengan tanda tangan. penanda tangannya yaitu nama orang yang tercantum dalam surat tersebut.

Tembusan

Tembusan dipakai bila ada pihak lain yang dianggap perlu mengetahui isi surat tersebut

Itulah tadi ulasan seputar surat resmi. Supaya kalian tidak bingung, berikut kami berikan pola – pola surat resmi . Semoga bermanfaat ya

Terimakasih.

Contoh Surat Resmi Perusahaan

ULUL ALBAB

Perumahan Singaraja Pemai Blok M. No. 01 Jl. Raya Sukarno Hatta Km. 2 Ngawi 67285

Telp 022 332766 Fax 022 332766 Mobile : 085649235455

Website: www.ululalbab.com Email : ululalbab@gmail.com

Nomor : 023/UR/VI/2017

Hal : Undangan Rapat

Lampiran :

Yth

Bapak Bagas Prasetya

Manajer Marketing

PT ULUL ALBAB

Di tempat

Dengan Hormat

Sehubungan dengan akan diadakannya acara peresmian perusahaan, maka bersama ini kami mengundang seluruh Manajer PT ULUL ALBAB untuk hadir dalam rapat persiapan yang akan dilaksanakan pada :

Hari /Tanggal : Kamis, 25 Februari 2017

Waktu : 10.00 – 12.00 WIB

Tempat : Ruang Pertemuaan

Demikian seruan ini kami sampaikan, mengingat pentingnya program tersebut maka dimohon kehadirannya sempurna pada waktunya. Atas perhatiannya, kami ucapkan terima kasih.

Ngawi, 21 Februari 2017

Hormat Kami

Manajer Jaringan Kerja

PT ULUL ALBAB

Ali Ardiansyah

Itulah salah satu pola surat resmi perusahaan yang baik. Pada kop surat biasanya terdapat logo perusahaan pembuat surat.

Contoh Surat Resmi Permohonan

Selanjutnya pola surat resmi permohonan dari salah satu rumah sakit khusus ginjal Rasyida:

Bagi kalian yang masih gundah mengenai surat resmi ✔ Kumpulan Contoh Surat Resmi (Pengertian, Jenis, Ciri-ciri dan Fungsinya) Lengkap — scribd.com

Contoh Surat Resmi Sekolah

Instansi sekolah memang sering sekali menciptakan surat resmi banyak sekali jenis. Buat kau yang mungkin gres pertama bekerja di TU, berikut ini pola surat resmi sekolah yang memakai kop surat dinas pendidikan:

PEMERINTAHAN PROPINSI JAWA TIMUR

DINAS PENDIDIKAN SEKOLAH MENENGAH ATAS (SMA) NEGERI 017

Jl. Raya MT Haryono Kota Malang

Telp (021) 552-23156 Email : smpn017malang@gmail.com

Nomor : 02/SMAN017/X/2017

Lampiran : –

Perihal : Reuni Akbar XII SMAN 017

Yth.

Alumni angkatan 2010-2017

SMA Negeri 017

Malang

Salam Sejahtera

Dalam rangka memperingati ulangtahun Sekolah Menengan Atas Negeri 017 Malang ke -12 , kami selaku pengurus OSIS akan mengagendakan program “Reuni Akbar XII”. Oleh alasannya yaitu itu kami mohon kehadirannya pada

Hari/tanggal                : Senin, 15 Desember 2017

Waktu                        : 08.00 – 12.00 WIB

Tempat                      : Aula Serba Guna Sekolah Menengan Atas Negeri 017

Mengingat pentingnya program tersebut, diharapkan kehadirannya sempurna pada waktunya. Demikian udangan ini, atas partisipasinya kami mengucapkan terimakasih.

Mengetahui :

Kepala Sekolah Sekolah Menengan Atas Negeri 017 Malang Ketua Osis Sekolah Menengan Atas Negeri 01 Malang

Adi Slamet

NIP : 122296119946729 Hendri Mahesa

Contoh surat resmi di atas dari kota Malang. Barang kali karakteristik surat dinas pendidikan di masing-masing kota tidak sama.

Contoh Surat Resmi Dinas

Berikut ini yaitu pola surat resmi dari dinas kesehatan kabupaten Ciamis:

PEMERINTAH KABUPATEN CIAMIS

DINAS KESEHATAN

PUSKESMAS BAREGBEG

Jalan Raya Baregbeg No. 291 Tlp. (0265) 774772 E- Mail : puskesmasbaregbeg@yahoo.co.id

CIAMIS

Kode Pos 46274

Baregbeg, 18 Februari 2016

Kepada

Nomor : 443.32 / / PKM/2016 Yth. Kepala Desa

Sipat : Biasa Se – Kecamatan Baregbeg

Lampiran : 1 Lembar di –

Perihal : Pelatihan Kader dalam Rangka TEMPAT

PIN Polio Tahun 2016

Disampaikan dengan hormat, menindak lanjuti Pertemuan Koordinasi tingkat Kecamatan dalam rangka PIN Polio Tahun 2016 pada tanggal 17 Februari 2016 perihal Pelaksanaan PIN Polio yang akan dilaksanakan pada tanggal 8 Maret 2016, perlu dilaksanakan tahapan persiapan lanjutan.

Dengan ini kami mohon sumbangan Saudara untuk sanggup mengirimkan Kader untuk mengikuti kegiatan Pelatihan Tata laksana Pemberian Vaksin. (tempat dan jadwal terlampir)

Beberapa hal teknis berkaitan dengan kegiatan Pelatihan Kader dalam rangka Pelaksanaan PIN Polio Tahun 2016 sebagai berikut :

Kegiatan Pelatihan Kader ini memperlihatkan teknik pemberian Vaksin Polio dan teknis pencatatan dan pelaporan.

Kepala Desa menugaskan peserta training sebanyak 5 orang dari tiap – tiap Posyandu.

Demikian kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya diucapkan terima kasih.

Kepala UPTD Kesehatan Puskesmas Baregbeg

Mimin Sutisna D, S. Kep. Ners

Penata Tk.I

NIP. 19700105 199103 1 007

Tembusan :

Yth. Camat Kecamatan Baregbeg

Contoh Surat Resmi Osis

Contoh Surat Resmi Panggilan Kerja

Setelah calan karyawan gres lolos seleksi administrasi, biasanya pihak perusahaan akan melayangkan surat panggilan kerja kepada calon karyawan. Surat panggilan resmi juga merupakan salah satu pola surat resmi.

SURAT PANGGILAN SELEKSI KERJA

Jln. Raya Kalimalang, Perkantoran Grand Kalimalang No.99

Tambun Selatan, Bekasi Timur – Jawa Barat.

No Telp: (021) 8265 2708

Nomor : 020/HRD/DN12/TBP/2017                                                                                                      MEI. 2017

Lamp   : XXI

Hal       : Panggilan Seleksi Kerja

Kepada Yth,

Peserta seleksi Kerja

Perusahaan PT.Honda Lock Indonesia .Penempatan untuk di daerah MM2100 Jatiwangi,Cikarang barat

Sebagai “OPERATOR PRODUKSI”

Di Tempat.

Berdasarkan hasil penilaian tim seleksi terhadap data formulir registrasi online yang di terima, dengan ini di sampaikan bahwa data yang Saudara isi/kirimkan memenuhi persyaratan yang ditetapkan. Karenanya, Saudara sanggup mengikuti tes seleksi calon Karyawan.

Tempat Tes seleksi calon Karyawan/i Perusahaan Automotive sebagai “OPERATOR PRODUKSI” akan dilaksanakan pada:

Hari/tanggal : Rabu 10 Mei 2017

Pukul : 08.00 Wib – 12.00 Wib.

Tempat : Employment Training Istitue

Alamat : Jln. Raya Kalimalang – Perkantoran Grand Kalimalang No.99 Bekasi Timur.

Kira – Kira 100m dari PT. Suzuki Indomobil depan hotel “WIN GRAND HOTEL”

“Dari Terminal bekasi/Tol Timur bekasi naik angkutan umum No.39 turun sempurna di depan “WIN GRAND HOTEL” samping pabrik PT. Suzuki Indomobil.”

Beat Resoge :HRD.Develoment Bpk HAFIZ LUBIS.S.I.KOM

Untuk sanggup mengikuti seleksi ini Saudara/i diwajibkan membawa :

Surat Panggilan Tes yang sudah di kirim via E-mail ke masing-masing peserta (Surat Mohon di Print). dan lampirkan bersama CV lamaran.

KTP / SIM / Kartu Pelajar (Kartu Indentitas Diri) asli.

Alat Tulis (Pensil 2B, ballpoint, dan penghapus) dan Pakaian Putih – Hitam.

Semua proses seleksi penempatan masuk kerja di Perusahaan sebagai “OPERATOR PRODUKSI” di laksanakan di kantor penyeleksian (Lembaga Pelatihan Kerja Resmi) sesusai mekanisme masuk kerja yang telah di tetapkan.

Demikian kami sampaikan, untuk menjadi perhatian.

Isi Data Anda.

Nama :

TTL :

Pendidikan :

No. HP :

Alamat :

NB: BUKAN YAYASAN ATAU OUTSORCING

Contoh Surat Resmi Dalam Bahasa Inggris

Itulah sedikit sharing kali ini wacana pola surat resmi. Jika bermanfaat boleh dishare. Tapi jangan lupa sertakan sumbernya yaa 🙂

Sumber https://sharingkali.com

iklan banner